Prozesse mit KI
automatisieren.

Copy-paste zwischen Programmen, E-Mails sortieren, Daten von Formularen in Tabellen übertragen, jeden Freitag einen Bericht zusammenstellen: In fast jedem Betrieb gibt es Aufgaben, die sich ständig wiederholen und Stunden pro Woche kosten. Viele davon lassen sich heute automatisieren, oft mit überschaubarem Aufwand und den Tools, die Sie ohnehin nutzen.

Was bedeutet Automatisierung mit KI?

Klassische Automatisierung verbindet Programme nach festen Regeln: Wenn ein Formular abgeschickt wird, lege einen Eintrag in der Tabelle an. KI erweitert das um Aufgaben, die bisher Verständnis brauchten: eine E-Mail lesen und erkennen, worum es geht, eine Rechnung auslesen, eine Anfrage zusammenfassen oder einen Antwortentwurf schreiben.

Zusammen ergibt das Abläufe, die vom Eingang bis zur Bearbeitung weitgehend von allein laufen. Ihr Team kümmert sich nur noch um das, was wirklich menschliche Entscheidung braucht.

Typische Beispiele aus kleinen und mittleren Unternehmen

Welche Tools lassen sich verbinden?

Die meisten gängigen Werkzeuge: Microsoft 365 mit Outlook, Excel, Teams und SharePoint, Google Workspace mit Gmail, Sheets und Kalender, Website-Formulare, Terminbuchungen, viele CRM-, Shop- und Buchhaltungssysteme. Für die Verbindung nutzen wir je nach Fall die eingebauten Automatisierungen dieser Plattformen oder Automatisierungsdienste. Welche Lösung passt, hängt von Ihren Systemen, Ihrem Datenschutzbedarf und dem Ablauf ab.

Der Mensch behält die Kontrolle

Nicht alles sollte vollautomatisch laufen. Wir unterscheiden bewusst:

• Unkritische Schritte wie Sortieren, Zusammenfassen oder Datenübertragung laufen automatisch.
• Alles, was nach außen geht oder Folgen hat, wird vorbereitet und von einem Menschen geprüft und freigegeben, etwa Antworten an Kunden oder Angebote.

So sparen Sie Zeit, ohne die Kontrolle abzugeben. Und Ihr Team weiß genau, was im Hintergrund passiert.

Wie läuft ein Automatisierungsprojekt ab?

1. Den richtigen Ablauf finden

Im Vorgespräch suchen wir gemeinsam den Ablauf, der am meisten Zeit kostet und sich gut automatisieren lässt. Wir starten bewusst klein, mit einem Ablauf, der spürbar entlastet.

2. Konzept und Festpreis

Sie erhalten eine verständliche Beschreibung: welche Tools beteiligt sind, welche Daten wohin fließen, wo ein Mensch prüft und was es kostet.

3. Umsetzung und Test mit echten Fällen

Wir bauen die Automatisierung, testen sie mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag und passen an, bis sie zuverlässig läuft.

4. Übergabe und Betreuung

Ihr Team bekommt eine Einweisung und eine kurze Dokumentation. Wir überwachen die Abläufe und kümmern uns, wenn sich etwas ändert, etwa ein Tool aktualisiert wird.

Datenschutz bei Automatisierungen

Wir wählen Tools und Einstellungen so, dass Ihre Daten geschützt bleiben, bevorzugen Anbieter mit Verarbeitung in der EU, wo das möglich ist, und dokumentieren, welche Daten wohin fließen. Das ist auch die Grundlage für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Bei sensiblen Daten stimmen wir uns mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Was kostet eine Automatisierung?

Der Aufwand hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, wie komplex der Ablauf ist und ob KI-Schritte nötig sind. Laufende Kosten für Automatisierungsdienste oder KI-Nutzung legen wir vorher offen. Nach dem Vorgespräch erhalten Sie einen festen Preis für die Umsetzung.

Wo fange ich an?

Wenn Sie noch nicht wissen, welcher Ablauf sich am meisten lohnt, ist der KI-Fahrplan der richtige Einstieg. Wenn Ihr Team zuerst lernen soll, KI im Alltag selbst zu nutzen, empfehlen wir den Praxis-Workshop.

Automatisierung aus Hannover

ShortCuts ist das KI-Angebot von WebCuts aus Hannover-Bemerode. Wir automatisieren Abläufe für Unternehmen, Praxen und Büros in Hannover und der Region. Erfahrung mit Datenprozessen und KI-Agenten bringen wir aus der Wirtschaftsinformatik mit, Erfahrung mit dem Alltag kleiner Betriebe aus unserer täglichen Arbeit mit Kunden aus der Region.